O gestor de viagens corporativas é um profissional cada vez mais em alta. Afinal, desde a reabertura pós-pandemia, as viagens pela empresa acabaram se tornando ainda mais comuns.
Apesar disso, muitos negócios enfrentam o desafio de reduzir os custos relacionados a essas viagens, sem perder oportunidades e nem qualidade.
É justamente nessa equação que o gestor de viagens corporativa aparece. Quer entender melhor o que faz esse profissional? Siga a leitura.
O que faz um gestor de viagens corporativas?
O gestor de viagens corporativa é o profissional responsável por gerenciar os processos envolvidos nas viagens corporativas, como: contatar os fornecedores de passagens aéreas, reservar hotéis, alugar carros, entre outros.
Por isso, este é um profissional estratégico, ajudando a reduzir custos sem perder a qualidade das viagens corporativas.
O gestor de viagens corporativas precisa entender o mercado de turismo e estar atualizado com todos os fornecedores da cadeia, além de ajudar a criar e manter a compliance da política de viagens da empresa.
Assim, é possível manter o alto desempenho das viagens, garantindo que elas tragam o melhor retorno possível, balanceando o custo-benefício e sem comprometer o bem-estar dos profissionais.
Quais as atividades realizadas por um gestor de viagens corporativas?
São muitas as atividades realizadas por um gestor de viagens, variando, claro, de empresa para empresa. As mais comuns são:
- estar atento ao setor de viagens, buscando e contatando fornecedores de passagens aéreas, hospedagem, locadoras de veículo, mobilidade, pagamento etc.;
- encontrar um balanço entre as necessidades da empresa, dos viajantes e o orçamento disponível para o setor;
- gerir a reserva e a emissão de passagens;
- planejar as viagens corporativas;
- realizar reservas em hotéis e providenciar serviços de transporte;
- gerenciar os processos das viagens corporativas;
- conhecer o perfil dos funcionários e as necessidades deles de acordo com o objetivo da viagem;
- prestar esclarecimentos aos colaboradores sobre os protocolos e políticas, especialmente em relação ao reembolso das despesas;
- gerenciar os fluxos de relatórios de despesas;
- garantir o cumprimento das normas e a segurança dos funcionários durante as viagens corporativas;
- promover o Duty of Care (reduzir os riscos de exposição dos funcionários a perigos e eventos críticos);
- elaborar e analisar reports e KPIs e compartilhar com os gestores as informações sempre que necessário;
- coordenar e intermediar processos de contratação de serviços de viagem junto à cadeia de supply;
- identificar oportunidades como melhores prazos de pagamento, processos de redução de custos etc.;
- elaborar e manter atualizada a política de viagens corporativas;
- prestar uma consultoria completa de viagem à organização.
Qual a importância desse profissional?
Ao entender as atribuições do gestor de viagens corporativas, já deu para notar que ele é um profissional de extrema importância, não é mesmo?
Afinal, ele ajudará a criar uma política de viagens que faça sentido para a corporação, além de garantir que as boas práticas estão sendo seguidas.
Isso resultará em viagens corporativas mais econômicas e, ao mesmo tempo, que consigam atingir os objetivos esperados, com uma boa experiência aos envolvidos.
Entre os benefícios trazidos pelo suporte desse profissional estão:
- redução de custos com viagens corporativas;
- otimização de processos;
- desenvolvimento de uma política de viagens clara e compatível com a realidade da empresa;
- garantia de cumprimento das boas práticas do setor;
- economia de tempo;
- mais conforto e segurança para os funcionários viajantes;
- garantia de que as viagens corporativas irão cumprir os objetivos esperados;
- otimização de processos.
Vamos entender alguns desses benefícios detalhadamente? Confira.
Otimização de processos
Ao desenvolver uma política de viagens clara e padronizar os processos, o gestor de viagens corporativa aumenta a produtividade do setor, evitando que a empresa perca tempo na organização dos roteiros e na contratação dos serviços associados.
Além disso, esse é um profissional que deve estar atualizado com as novas tecnologias e ferramentas, tornando o setor cada vez mais ágil e eficaz.
Redução de custos
Um bom gestor de viagens conseguirá selecionar os melhores fornecedores, garantindo preços mais interessantes para passagens aéreas, hospedagem, aluguel de veículos e outros serviços.
Ao entender como o setor funciona, ele consegue selecionar serviços de qualidade, com preços razoáveis, garantindo também o bem-estar dos funcionários, com roteiros que sejam agradáveis.
Economia de tempo
Sem um especialista, sua empresa pode perder tempo (e dinheiro) organizando as viagens corporativas. E ainda ter de lidar com uma série de problemas não previstos e causados pelo mal planejamento do roteiro e dos serviços necessários.
Ao contar com um gestor de viagens corporativas, é possível liberar tempo dos seus funcionários de outros setores para que eles foquem em suas demandas, tendo a certeza de que as viagens estão sendo organizadas por um profissional que, de fato, conhece o mercado turístico.
Quais os conhecimentos necessários para o gestor de viagens corporativas?
Para garantir que todos os pontos positivos que citamos sejam, de fato, alcançados, o gestor de viagens corporativas precisa ter alguns conhecimentos importantes. Veja os principais.
Conhecimento do mercado de viagens corporativas
É impossível ser um gestor de viagens corporativas sem conhecer a fundo o setor. Por isso, é essencial que este profissional seja atualizado e esteja acompanhando as principais tendências do mercado, novas tecnologias, novos fornecedores e, claro, mapeando as oportunidades e riscos.
Capacidade de gerenciamento de processos
O gestor de viagens corporativas terá vários processos acontecendo ao mesmo tempo. Por isso, é esperado que ele consiga gerenciá-los de forma correta, mantendo o controle das viagens, dos colaboradores, dos terceiros e otimizando todos esses processos.
Atenção ao bem-estar dos viajantes
O foco do gestor de viagens deve ser sempre no melhor custo-benefício. Ou seja, é importante economizar, mas nunca sacrificando o bem-estar dos viajantes.
Por isso, ele deve pensar em roteiros e serviços que proporcionem segurança, agilidade de deslocamento e conforto durante as viagens.
Boa capacidade de negociação
Será necessário que o gestor de viagens negocie com parceiros diferentes, por isso deve ser um bom negociador, mantendo sempre os interesses da empresa e o bem-estar dos viajantes como prioridades.
Análise de dados e indicadores
Além de organizar as viagens corporativas, o gestor também deve conseguir analisá-las, acompanhando e divulgando os resultados e sabendo interpretar essa informação. Visando, dessa forma, a melhoria contínua do setor.
Assim, será preciso desenvolver e acompanhar indicadores de custos, de qualidade dos serviços, de satisfação dos viajantes, de metas alcançadas com as viagens, entre outros. Posteriormente a cada viagem, é preciso analisar essas informações, de modo a identificar potenciais economias e formas de melhoria nos processos internos.
Conclusão
Como você pode notar neste conteúdo, o gestor de viagens corporativa é um profissional extremamente importante. Afinal, ele ajuda a tornar as viagens mais econômicas para as empresas, com processos mais claros e dinâmicos, a definir melhores políticas de viagens e, claro, a oferecer uma melhor experiência aos viajantes.
Nem todos os negócios, claro, podem contar com esse profissional internamente. Uma solução é a terceirização do cargo, por meio de parceria com empresas especializadas no setor de viagens corporativas, eventos e viagens de incentivo.
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