A viagem corporativa é um tipo de viagem a trabalho, quando o colaborador precisa representar a empresa em uma ocasião específica, evento ou outras situações.
Ela é bastante comum em várias companhias, mas, para garantir o seu sucesso é essencial o planejamento adequado. Além, é claro, de conferir as questões legais sobre esse tipo de viagem.
Quer entender melhor? Siga a leitura!
O que é a viagem corporativa?
Uma viagem corporativa é uma viagem a trabalho. Ou seja, quando o colaborador precisa se deslocar para realizar atividades relacionadas ao seu emprego.
A viagem corporativa pode ser feita por apenas um funcionário ou um grupo de trabalhadores da empresa e as finalidades podem ser variadas, como participar de um evento, negociar com um fornecedor, fechar um acordo com um cliente importante, fazer um treinamento, entre outras.
Como o funcionário estará viajando para trabalhar, é comum que as despesas com deslocamento, alimentação e estadia sejam custeadas pela empresa.
Viagem corporativa x Viagem de incentivo
Apesar de ambas as viagens serem organizadas pelas empresas, suas finalidades são bem diferentes.
A viagem corporativa é quando o funcionário está viajando à serviço, representando a empresa em uma situação específica.
Já a viagem de incentivo é uma viagem à lazer, oferecida pela empresa, para motivar ou premiar um funcionário em questão (um departamento ou até fornecida para parceiros de negócios).
Qual a importância da viagem corporativa?
A viagem corporativa não deve ser encarada como uma “despesa” da empresa, mas, sim, como um investimento. Afinal, geralmente, ela é responsável por trazer inúmeros benefícios aos negócios.
Por exemplo, ao participar de um evento, os funcionários podem fazer mais networking, apresentar sua marca a um público maior e fechar mais negócios.
Assim como, esses deslocamentos, podem acabar gerando parceiras mais frutíferas, maior lucratividade ou fortalecer a sua marca perante um público específico.
Por isso, o planejamento adequado dessas viagens é essencial, garantindo que elas trarão os benefícios esperados e não irão estourar o orçamento da empresa, assegurando bons recursos financeiros.
Quais os direitos do trabalhador que viaja pela empresa?
É importante, na hora de planejar a viagem corporativa, considerar os ditames da CLT, protegendo a sua empresa perante à Justiça.
Separamos alguns pontos importantes que você deve observar:
- Horas Extras: o funcionário somente terá direito a ela quando a jornada de trabalho for ultrapassada, com pagamento de 50% sobre o valor da hora trabalhada ou 100% caso o trabalho tenha sido prestado aos finais de semana e feriados. É importante que essa hora extra seja comprovada para ser paga, por isso o registro de horas em viagem também deve ser feito.
- Sobreaviso: é o intervalo de tempo em que o funcionário não está trabalhando, mas está de prontidão para chamados da empresa. O tempo máximo de sobreaviso é de 24 horas e pode ocorrer aos finais de semana e feriados. Nesse caso, o trabalhador tem direito a ⅓ da sua hora multiplicado pelo tempo que ficou de prontidão.
- Periculosidade: as viagens de trabalho não configuram periculosidade. Esse adicional só deve ser pago quando as condições de trabalho são insalubres, penosas ou perigosas.
- Intervalos: os intervalos para almoço ou jantar (dependendo do horário da jornada) devem ser respeitados também em viagens. Qualquer trabalhador com jornada de 6 horas ou mais têm direito a 1 hora de almoço no mínimo e 2 horas no máximo.
- Acidentes: caso aconteça algum acidente durante a viagem, ele pode ser considerado acidente de trabalho e tratado como tal pelo INSS. É por isso que algumas empresas optam pelo seguro de viagem corporativo, dependendo das características da viagem.
- Despesas: o artigo 2º da CLT estipula que o empregador deve assumir o custeamento das despesas da viagem. A empresa pode decidir como fará esse pagamento: por dia, adiantando as despesas ou reembolsando-as.
Como planejar uma viagem corporativa?
Agora que você já entendeu mais detalhadamente as viagens corporativas, que tal algumas dicas para planejá-las corretamente? Confira.
Crie uma política de viagens corporativas
A política de viagem corporativa é uma ferramenta importante para evitar problemas futuros. Ela envolve algumas regras que ajudam a melhorar a organização e o controle dessas viagens.
A principal vantagem é a padronização de processos. São vários itens que podem estar presentes na sua política, como:
- quais tipos de hospedagem podem ser usadas;
- quais tipos de transporte são indicados de acordo com as características das viagens;
- qual o orçamento máximo para os funcionários;
- quais ferramentas podem ser usadas para reservar hospedagem e passagens;
- quais casos as despesas de viagem são reembolsáveis (e quais não são);
- como é o procedimento padrão para reembolso (quais documentos precisam ser apresentados);
- quais as responsabilidades dos funcionários durante a viagem;
- quais as regras gerais das viagens corporativas.
Entenda os objetivos com a viagem
Comece pensando quais objetivos a empresa deseja atingir com a viagem corporativa em questão.
Para que os profissionais estão participando de determinado evento, por exemplo, ou qual a importância de se encontrar pessoalmente com determinado parceiro de negócios.
Outra dica é criar um calendário de viagens corporativas, o que pode ser feito especialmente para os eventos fixos que a empresa deseja ou precisa participar.
Faça um orçamento para viagens corporativas
Ao entender a importância da viagem e ter um planejamento prévio de quantas viagens deverão ser feitas pelos times, é mais fácil prever o orçamento.
Considere a quantidade de funcionários que deverá se deslocar, o tempo de permanência, a necessidade de transporte específico, a logística e todos os detalhes de cada viagem para ter em mente o orçamento ideal.
Comece a planejar o roteiro
O roteiro é um dos pontos mais importantes do planejamento da viagem corporativa. É importante saber o dia de saída e de chegada, os locais que os funcionários devem estar, check-in e check-out no hotel, meios de transporte que serão usados e tudo o que condiz à viagem corporativa.
Quanto mais detalhado for o roteiro, maiores as chances de sucesso. Também é importante começar a planejar a viagem corporativa com antecedência, pois, assim, é possível garantir preços mais competitivos de passagens aéreas e estadia, por exemplo.
Verifique se há flexibilidade no seu roteiro. Já que isso tem total influência na cotação de preços de aéreo e hospedagem, podendo conseguir um bom desconto caso os funcionários possam viajar alguns dias antes ou depois da data definida em calendário. É claro que isso não vale para eventos, por exemplo.
Considere o bem-estar dos funcionários
Um dos maiores erros na hora de planejar uma viagem corporativa é focar apenas nos preços mais baixos de transporte e hospedagem, sem se importar com o bem-estar dos colaboradores.
Tenha em mente que nem sempre o mais barato é o melhor. Considere questões como:
- nível de conforto;
- proximidade do hotel com o local onde os funcionários devem ir (ajudando a economizar com transporte);
- serviços oferecidos pela hospedagem (como internet de alta velocidade ou sala de reunião);
- escalas (para o caso dos vôos, os mais baratos podem ter várias escalas e prolongar demais a viagem, além de cansar os funcionários);
- entre outros pontos.
Avalie a logística
Considere toda a logística da viagem, como:
- necessidade de deslocamento;
- alimentação;
- necessidade de transportar equipamentos;
- quantidade de compromissos a serem atendidos na mesma viagem (como vários clientes ou fornecedores para visitar em uma mesma região);
- horários a serem cumpridos;
- agenda dos colaboradores durante a viagem.
Todos esses pontos devem ser avaliados e considerados no planejamento do seu roteiro, garantindo o sucesso da viagem corporativa.
Defina os deslocamentos necessários
Entender os deslocamentos necessários, ajuda a prever os custos com transporte. Pode ser que os trabalhadores tenham que usar avião para chegar no destino, mas lá, precisem se deslocar pela cidade para atender aos vários compromissos. Como isso será feito?
Cote antecipadamente os valores de diferentes opções e analise o roteiro definido para entender as melhores alternativas, como táxi, uber, fretado, carro de aluguel, entre outros.
Não se esqueça de analisar o conforto do colaborador e o tempo previsto entre os deslocamentos.
Não esqueça da alimentação
A alimentação é um item obrigatório e que integra os custos da viagem corporativa. Em geral, esse é um valor variável, pois você não conseguirá prevê-los com exatidão.
Normalmente, esse é um custo reembolsável. Por isso, a empresa deve definir em sua política de viagem corporativa, como será feito esse pagamento, deixando o colaborador ciente dos documentos que ele deve apresentar (como notas fiscais ou comprovantes de pagamento).
Crie um relatório pós-viagem
O relatório pós-viagem ajuda a entender o que foi planejado e o que não correu como o esperado, melhorando as próximas viagens corporativas.
Ele pode ser preenchido pelos funcionários que viajaram ou pelo gestor responsável pela viagem e deve ser comparado com o planejamento executado, visando deixar a sua política de viagens corporativas mais bem alinhadas.
Conclusão
Como você viu neste conteúdo, a viagem corporativa é bastante importante para diferentes negócios, permitindo que os funcionários participem de eventos, treinamentos ou, ainda, melhorem o contato com fornecedores e clientes importantes, aumentando a receita da empresa.
Contudo, para que esses objetivos sejam plenamente atendidos, o planejamento prévio é fundamental. Especialmente com a criação de uma política de viagens corporativas.
Como esse é um tema bastante complexo e que exige conhecimento em relação à cotação e agendamento de inúmeros serviços, é comum que as empresas contem com auxílio de negócios especializados nesse tipo de viagem.
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