O setor de viagens corporativas não para de crescer no Brasil e no mundo após a pandemia. Até outubro de 2023, elas foram responsáveis por movimentar R$ 11,37 bilhões, somente no nosso país. Devido a sua importância, ter uma política de viagem corporativa
Esse documento auxiliará sua empresa a criar viagens corporativas dentro do orçamento e que, de fato, tragam vantagens importantes ao seu negócio.
Entenda melhor como funciona e veja dicas para criar a sua política de viagens.
O que é a Política de Viagem Corporativa?
A Política de Viagem Corporativa é um documento no qual constam as regras e especificações para as viagens a trabalho.
Nela, estão presentes todos os parâmetros para a organização das viagens, reembolso das despesas, aéreo e estadia, deslocamentos, entre outros.
São muitos os pontos que podem estar incluídos neste documento, dependendo da empresa, como:
- regras para a compra de passagens, hospedagem e contratação de transporte;
- fluxo interno para a aprovação das despesas;
- limites de gastos;
- procedimentos de segurança;
- processos para cancelamento de viagens.
Qual a importância dela?
Os principais objetivos da política de viagem corporativa são: controlar os custos, garantir que as viagens sejam seguras e eficientes, prevenir erros contábeis e identificar situações de risco de compliance.
Para o colaborador, essa política também é interessante, pois traz regras claras do que deve ser feito, especialmente em termos de reembolso. Assim, o funcionário tem certeza de quais documentos deve apresentar e de quais despesas são e não são reembolsáveis.
Outro ponto importante é que, com essa política, sua empresa passa a ter mais transparência nas relações e nas comunicações. Assim, todos sabem exatamente como as viagens são organizadas, quais despesas são ou não reembolsáveis, quais são os procedimentos internos, entre outros pontos.
Como criar e implementar uma Política de Viagem Corporativa?
Para criar uma Política de Viagem Corporativa é preciso entender as necessidades e características do seu negócio. Muitas empresas acabam copiando documentos de outras, sem adaptar as regras à sua realidade. E o resultado é uma política sem serventia e sem uso.
Por isso, o primeiro ponto é entender as necessidades da sua empresa. Faça um mapeamento das viagens corporativas, entendendo a dimensão delas e o impacto no orçamento. Saiba quais são os setores que realizam mais viagens, para quais destinos, com qual finalidade, entre outros pontos.
Agora é só seguir os passos abaixo.
Monte um comitê
As viagens corporativas envolvem vários setores da sua empresa. E todos eles devem ser ouvidos. Assim, é importante que o comitê conte com:
- Viajantes mais frequentes, para entender suas necessidades e pontos de vista;
- Financeiro, para avaliar o orçamento disponível para o setor;
- RH, para analisar e equalizar as necessidades dos viajantes e da empresa;
- Gestor de viagens, um profissional especializado capaz de gerir o setor.
Perfil das viagens
Agora é hora de montar um detalhamento das viagens corporativas mais usuais do seu negócio, para entender a fundo as necessidades da empresa. Avalie:
- Quem são os viajantes mais frequentes (de qual setor);
- Quais os propósitos das viagens (treinamentos, contato com fornecedores e clientes, prestação de serviço etc.);
- Quais os itens básicos das viagens mais comuns;
- Qual a necessidade dos colaboradores;
- Quais as exceções a essas regras (como os diretores que costumam receber vantagens adicionais).
Crie regras e procedimentos claros
Depois de ter tudo planejado, ficará mais fácil definir as regras e os procedimentos de forma clara e transparente.
É muito importante que suas regras tragam pontos como:
- Definição do orçamento da viagem;
- Custo máximo para hospedagem, aéreo, alimentação, transporte;
- Política de reembolso (quais documentos devem ser apresentados, qual o prazo de reembolso, quais despesas são reembolsáveis);
- Deveres e direitos dos viajantes;
- Quais empresas podem ser usadas na definição do aéreo, hospedagem etc. (importante caso sua empresa tenha parceria com algum desses negócios);
- Como deve ser o processo para organizar uma viagem corporativa;
- Com quantos dias de antecedência as viagens devem ser solicitadas.
Não se esqueça de adicionar informações e protocolos de segurança. Por exemplo, em casos de emergência ou problemas na viagem, indique com quem o colaborador deve entrar em contato.
Atualize constantemente sua política
Uma vez criada, sua política de viagem corporativa deve ser atualizada frequentemente para se adaptar ao perfil e aos acontecimentos do mercado. Afinal, é normal, por exemplo, que os preços oscilem, fazendo com que seu orçamento tenha de ser constantemente ajustado.
Além disso, é importante ouvir o feedback dos viajantes, de modo a deixar o documento sempre atualizado e adequado às necessidades do seu negócio.
Realize a divulgação correta
É essencial que todos os envolvidos com as viagens corporativas tenham ciência e conheçam a política. Por isso, garanta que ela seja bem divulgada.
Use a intranet da empresa, divulgue via e-mail para os colaboradores envolvidos, faça palestras de sensibilização e garanta que todos tenham acesso ao documento.
Invista em tecnologia para o setor
O setor de viagens corporativas deve contar com automação, de modo a trazer mais velocidade e eficiência a essa área.
Atualmente, é possível encontrar diferentes softwares especializados na área, que realizam a compliance e automação dos reembolsos, registro de viagens e roteiros, possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, integração com outras tecnologias usadas pela empresa, entre outros.
Conclusão
Como você viu neste conteúdo, a política de viagem corporativa é um documento importante que reúne todas as regras e especificações para as viagens a trabalho.
Com essa política, é possível padronizar a organização e gestão das viagens, reduzir custos e oferecer experiências melhores aos colaboradores, além de trazer transparência às relações e às comunicações.
Agora que você já conferiu todas essas dicas, que tal colocá-las em prática? Aproveite e compartilhe essas dicas com seus colegas de profissão!
